First Consulting helpt meer informatie uit minder rapportages halen

20 augustus 2018

Organisaties verzamelen steeds meer data. Bij de klanten van First Consulting is er een onverminderd toenemende behoefte aan feitelijke informatie over de prestaties. Met producten als Microsoft Power BI wordt het eenvoudig om deze data beschikbaar te stellen voor een breed publiek. Hierdoor groeit het rapportage portfolio en ontstaan uitdagingen in overzicht en beheer. Voor een klant in de energiesector (zoals Essent, Enexis, Alliander) is First Consulting daarom gestart met de rationalisatie van het rapportagelandschap.

De energiebeheerder heeft een analistenteam dat verantwoordelijk is voor informatievoorziening aan een volledige businessunit. Deze vormt de schakel tussen business en IT door informatievragen te vertalen naar data en rapportages op te leveren.

Door de toenemende hoeveelheid informatievragen leveren de analisten de rapportages steeds minder volledig op: documentatie ontbreekt en rapporten zijn Excel bestanden die veel knip-en-plak werk met zich mee brengen. De gebruiker heeft zijn inzicht maar het team is veel tijd kwijt aan onderhoud en bijwerken van de getallen. Hierdoor wordt de tijd voor analyses en projectondersteuning beperkt en wordt het probleem groter bij iedere nieuwe informatievraag.

Herontwerp informatie levering

Samen met de klant hebben de consultants van First Consulting voorgesteld om de informatielevering aan te passen. In het verleden werd voor ieder informatieverzoek een nieuwe rapportage gemaakt. De gebruiker kreeg voor iedere informatiebehoefte een aparte rapportage welke de analisten allemaal afzonderlijk moesten onderhouden.

De nieuwe opzet is gericht op informatievoorziening per rol. Per rol wordt één dashboard geleverd met alle relevante (K)PI’s in één overzicht. Iedereen kan één dashboard openen en ziet meteen wat hij of zij nodig heeft, in plaats van een grote hoeveelheid links en diverse bestanden die nu nodig zijn om de benodigde stuurinformatie te verzamelen.

Op deze manier kan de klant de rapportageportfolio terugbrengen van meer dan 100 rapportages naar nog geen 20 dashboards (zoals in onderstaande figuur is weergegeven). Door bovendien de KPI’s modulair op te bouwen en daarmee hergebruik mogelijk te maken, gaat de beheerlast drastisch omlaag.

Van meer dan 100 rapportages naar nog geen 20 dashboards

Figuur: van unieke rapportages voor iedere vraag naar hergebruik van KPI’s op enkele dashboards.

Veranderen terwijl de winkel open blijft

Om continu te kunnen blijven verbeteren, is het voor de klant van groot belang dat de analisten beschikbaar zijn voor vernieuwing en uitbreidingen; de winkel moet openblijven. Door mee te draaien in het team van de klant is samen met de klant een aanpak opgesteld om deze verandering te realiseren. 

Met de business is gedefinieerd wat op de dashboards moet komen te staan. Zo ontstaat focus op wat gemaakt gaat worden en zijn verzoeken uit verschillende hoeken makkelijk samen te voegen. Met key users en sponsoren zijn kaders vastgesteld waar een goed dashboard aan moet voldoen. Hierdoor weten analisten altijd hoe ze iets neer moeten zetten en kan eenheid in het informatielandschap gecreëerd worden.

Nu duidelijk is wat geleverd gaat worden en hoe dit moet gebeuren, kan het team blijven werken volgens de prioriteiten die de product owner meegeeft. Zo werken de analisten altijd aan de zaken die waarde toevoegen en vormen de dashboards zich gaandeweg, waardoor de individuele rapportages overbodig worden.

Resultaat

Samen met de analisten van de klant werkt First Consulting nu aan het realiseren van de dashboards. De baten van minder producten zijn merkbaar voor business en analisten:

  • Aanpassingen doorvoeren is makkelijker en beheer of bijwerken kost minder tijd,
  • Stuurinformatie staat eenduidig en overzichtelijk op een plek wat leidt tot betere besluitvorming,
  • Er ontstaat meer ruimte voor complexe analyses voor de business en projectondersteuning.

Deze case, waarbij proces, technologie en implementatie samenkomen, is een goed voorbeeld van de projecten die First Consulting realiseert. Ruim 200 collega’s met een passie voor operationele vraagstukken werken voor toonaangevende klanten in diverse sectoren. Van probleemanalyse en ontwerp tot daadwerkelijke implementatie: altijd een end-to-end oplossing samen met de klant in een mix van proces, technologie en implementatie. First Consulting onderscheidt zich in de markt door diepgaande proces- en systeemkennis te combineren met operationele realisatiekracht.